BI – Inteligencia de Negocios

No es posible obtener éxito en un negocio si no se actúa con una estrategia bien definida y de manera inteligente; para ello se precisa conocer adecuadamente el entorno en que se desenvuelve la organización, tanto el interno como el externo.

La Inteligencia de Negocio es la capacidad y función de reunir y analizar datos para obtener y difundir información relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la organización de modo sistemático y organizado, que permita crear conocimiento apto para la toma de decisiones y la orientación estratégica.

La Inteligencia de Negocio es un modo de:

–  Alertar anticipadamente amenazas y oportunidades;

–  Monitorear y evaluar movimientos de los competidores;

–  Mirar hacia fuera;

–  Impulsar el desarrollo de la empresa;

–  Estar entre las mejores empresas;

–  Apoyar la dirección de la empresa y ser direccionada por ella.

La Inteligencia de negocio es un nuevo enfoque y una cultura con la que deben contar las organizaciones para el manejo y uso de la información.

En el proceso de la inteligencia de negocio resulta muy importante la veracidad de los datos que se admiten como entrada. Debe destacarse la necesidad de validar y confirmar cualquier información obtenida de fuentes abiertas, inseguras o desconocidas.

Se requiere asegurar el proceso de inteligencia de negocio con las capacidades tecnológicas necesarias y los especialistas que tengan las habilidades y el tiempo requeridos para realizar esta función.

USO  DE  LA INTELIGENCIA DE NEGOCIO

o   Planeamiento Estratégico y de Mercado:

• Perfiles estratégicos (de sector, de compañía, de producto, de personalidad);

• Estudios estratégicos (mercado; introducción de una compañía o producto en una nueva área);

• Estudios de tendencias (técnico, comercial y  económico).

o   Evaluación de Negocios: fusiones, adquisiciones y alianzas;

o   Investigación y Desarrollo;

o   Prever Oportunidades y Amenazas;

o   “Anticipación” de acciones;

o   Estudios globales de la competencia;

o   Identificación de potencial oculto en los competidores.

o   Otros.

PRODUCTOS DE INTELIGENCIA

La inteligencia de negocio en todas sus manifestaciones se ha ido apropiando de herramientas y de tecnologías que le permiten realizar sus funciones de manera más eficiente.

Una organización inteligente es aquella en donde el enfoque de aprendizaje se difunda ampliamente, donde su mayor potencialidad radique en su capacidad de aprender.

Para organizar el proceso de obtención y procesamiento de Información utilizamos como herramienta básica destinada a apoyar las decisiones de los niveles estratégicos y tácticos de una organización el Ciclo de Inteligencia:

o   Diagnóstico      =   Determinar cuáles son las necesidades de información;

o   Planeamiento   =    Planificación de los procesos a efectuar;

o   Colecta             =   Capturar y almacenar la información en bases de datos;

o   Análisis            =    Evaluar y analizar la información;

o   Diseminación   =    Distribución organizada y coherente de resultados;

o   Actualización    =   Evaluación de resultados y readecuación del sistema.

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SCM – Administración de la Cadena de Suministro

Desde tiempos memoriables las empresas e individuos se han ocupado continuamente de las actividades logísticas tales como: movimiento, almacenaje y transformación de materiales en productos funcionales para los consumidores.

La novedad en este campo estriba en que la logística es sólo una parte de un proceso de mayor integración como lo es la Administración de la Cadena de Suministro, la cual unifica actividades individuales de la logística.

Una cadena de suministro involucra todas las actividades relacionadas con el movimiento y transformación de mercancías, desde la extracción de la materia prima hasta su adquisición por parte del usuario final. El objetivo principal de la administración de la cadena de suministro es la de maximizar el valor total generado. Según Sunil Chopra y Peter Meindl «El valor que una cadena de suministro genera es la diferencia entre lo que vale el producto final para el cliente y los costos en que la cadena incurre para cumplir la petición de éste». Además de que la administración de la cadena de suministro añade valor para el cliente, la diferencia con la logística es que todas estas actividades las realiza en forma coordinada, buscando el acotamiento de costos, reducción de los tiempos de entrega y la rentabilidad para sus integrantes.

Una cadena de suministro es dinámica, pues, implica que algunas funciones fluyan hacia adelante y atrás de la cadena, como por ejemplo: la información, los pagos y algunas mercancías, estas últimas, para ser recicladas y devueltas para integrarse de nueva cuenta al mismo ciclo.

Según Robert B Handfiel en su libro: Introduction to Supply Chain Management: «La administración de la cadena de suministro (SCM, por sus siglas en inglés) es la integración de estas actividades mediante mejoramiento de las relaciones de la cadena de suministro para alcanzar una ventaja competitiva sustentable». Para alcanzar esa ventaja competitiva sustentable, lo primero que se debe hacer es una adecuada planeación acerca de las actividades que se llevarán a cabo en cada etapa de la cadena, Implica: pronósticos, almacenamiento, personas o instituciones que se integrarán en los diferentes eslabones, transporte, manejo de materiales y compras.

Los pronósticos son cantidades de productos o servicios que se manejarán a través de la cadena de suministro de conformidad con las estimaciones de la demanda de los usuarios y se deben elaborar en forma conjunta con las instituciones que integrarán los eslabones. Si cada quien elabora sus propias predicciones, lo más probable es que se obtengan intereses y criterios diferentes que afectarán el desarrollo de la cadena de suministro. La importancia de los pronósticos estriba en que es el instrumento que permitirá la planeación de las demás actividades, pues, es el que ofrece la estadística para el control de las demás áreas incluyendo las repercusiones sobre el precio final de un producto.

En el almacenamiento se tomará en consideración la ubicación del almacén, así como todo lo referente a la adecuada administración de los inventarios con sus respectivos códigos de barras, RFID; la administración de los espacios cúbicos ya que es muy importante para el abatimiento de costo. Es de vital importancia la programación de compras, ya que impacta los niveles de inventario, el acomodo, la ubicación y arreglo de los bienes dentro del almacén.

En lo referente a las personas o instituciones que integrarán la cadena de suministro, es necesario primero establecer las funciones que se requieren que ejerzan de conformidad con lo planeado para la cadena de suministro, y después, verificar su disponibilidad y establecer mediciones y control para la posterior adecuación que permitan un verdadero ajuste estratégico. Las funciones inherentes a la administración de materiales supone el suministro constante de insumos y materiales de alta calidad mediante estrategias que permitan el abatimiento de los costos y el incremento de la calidad de estos bienes.

Otro de los factores que se podrían considerar en la planeación, sería el de fabricar en lugares que posean las ventajas comparativas para producir ciertos productos a bajo costo. Una empresa puede ubicar algunas de sus actividades de manufactura donde las condiciones económicas, políticas y culturales sean adecuadas para el desarrollo de las actividades empresariales y con eso aumentar el margen de ganancias para cada uno de los eslabones que componen la cadena.

Con el incremento de las ventas de mercancías, los clientes exigen cada vez, mejoras en los tiempos de entrega, costos y en los desempeños de los productos que reciben. El problema está en que estos requerimientos deben ir acompañados del mismo precio que solían pagar años antes, lo cual hace difícil la tarea de suplir la misma demanda con mayores valores agregados. Este enorme crecimiento en las nuevas demandas de los clientes evidencia una presión adicional sobre la cadena de suministro que debe ofrecer más con tal de subsistir en un mercado violentado por los bajos precios generados por la alta competitividad.

En estos últimos años la competencia basada en el tiempo y precio es cada vez más importante. Cuando la demanda del consumidor tiende a grande cambios imposibles de predecir, la empresa con mayor adaptabilidad en estos factores tendrá la ventaja. Por ello es imperante el diseño, planeación y puesta en marcha de la cadena de suministro en forma integrada y ello implica la participación consensuada de cada uno de sus miembros para perseguir objetivos en común.

CRM – Gestión de las Relaciones con los Clientes

Se puede definir CRM como una estrategia de negocio para lograr y gestionar mejores relaciones con los clientes.CRM implica una filosofía de negocio centrada en el cliente. Es necesario que la empresa adopte una cultura, estrategia y liderazgo dirigidos al cliente. Sólo entonces deben utilizarse las aplicaciones CRM (software CRM) para conseguir una relación eficiente con los clientes.
El primer paso es «centrarse en el cliente». ¿Cómo se fomenta una «filosofía y cultura centradas en el cliente»?. Pues no con un paquete de software CRM, desde luego.CRM debe empezar con un cambio de estrategia que promueva cambios en la organización y en los procesos, y más tarde, en los sistemas de información de la empresa. Empezar por el final no funciona, nunca.Los proyectos que se basan en la tecnología antes que en los objetivos, están destinados al fracaso.

¿En cuántas etapas o procesos se divide el ciclo del CRM?

No existe unanimidad de criterios pero aqui mostramos 10 etapas:

• Poner en orden los datos. La base de datos actualizada, calidad de datos.
• Ampliar la visión del cliente. Valor pasado de cada cliente y prever su valor futuro.
• Contratar un data yonky. Un analista de datos con experiencia.
• Analizar la base de datos de clientes.
• Definir las métricas, fijar los objetivos y conocer las restricciones.
• Automatizar la actividad multi-canal de campañas. Todos los medios de contacto con el cliente integrados en el CRM.
• Testar, analizar y testar de nuevo. Controlar y mejorar aquellos procesos que fallen.
• Optimizar las decisiones. Que seamos capaces de tomar decisiones de una cantidad ingente de datos del cliente.
• Calcular el retorno constantemente. Al igual que asignamos recursos al proyecto debemos saber el retorno de la inversión que conseguimos.
• Operacionalizar todo lo anterior. Reingeniería de procesos, inversión en tecnología y contratación de especialistas

¿Por qué han crecido tanto los sistemas CRM?

Porque los sistemas ERP no han conseguido ventajas competitivas duraderas a las empresas que los adoptaron.
Porque el ciclo innovación-producción-obsolescencia se ha acortado, produciendo una abundancia de ofertas para los clientes, y una ventana de mercado menguante para los vendedores. Y porque los clientes acceden a Internet, y tienen a su disposición toda la información sobre la competencia. Para el cliente, cambiar a un competidor es tan sencillo como dar un click en el ratón.
Con la ventaja de los productos reducida o desaparecida en la mayoría de las industrias, la relación con los clientes es el único elemento que puede proporcionar ventaja competitiva. Los sistemas CRM proporcionan una forma sistemática de gestionar la relación con los clientes a gran escala.

¿Qué herramientas ofrece el sistema CRM a la empresa?

Herramientas de Marketing: para realizar prospecciones del mercado y adquirir nuevos clientes gracias a la abundancia de datos y la gestión de campañas, enfatizando las relaciones duraderas con el cliente en lugar de la venta rápida.

Herramientas de Ventas: Para cerrar negocios con procesos eficientes utilizando generadores de propuestas, configuradores, herramientas de gestión del conocimiento, agendas de contactos y ayudas para hacer previsiones.

Herramientas de comercio electrónico: Para lograr un proceso de venta sencillo, rápido, eficaz y con el menor coste para la empresa.

Herramientas de Servicio: Para gestionar el servicio post-venta y la atención al cliente con aplicaciones de call-center u opciones de auto-servicio en una página web. Y decimos «gestionar», no abandonar al cliente en una página FAQ inadecuada.

¿A qué tipo de clientes está destinada la aplicación CRM?

A todos. Pensamos que el CRM es la aplicación informática en sí que nos permite gestionar a los clientes, pero no es así, el CRM es una filosofía de empresa orientada al cliente. Hay que tener en cuenta que a una empresa con una cartera de clientes elevada, por ejemplo 25.000, le es imposible poder gestionar la misma de forma individualizada si no cuenta con la tecnología necesaria. En cambio, cualquier tienda de barrio puede llevar a cabo políticas CRM conociendo los gustos de cada uno de los clientes y prestando a cada uno un trato personalizado. Que el tendero conozca tu nombre, tus preferencias y gustos y sea capaz de adaptar el producto o servicios añadidos a ello es una filosofía CRM.

*CRM es una estrategia de negocio para crear y mantener relaciones rentables y duraderas con los clientes. Los sistemas CRM que triunfan empiezan con una filosofía de negocio que cambia los procesos internos de la empresa para alinearlos con las necesidades de los clientes. Sólo entonces puede usarse la tecnología CRM como una herramienta fundamental que posibilita los procesos necesarios para convertir la estrategia en resultados de negocio.

ERP – Planificación de Recursos Empresariales

En el mundo actual en el cual se ejercen presiones de globalización y precios, es fundamental que su sistema de planeación de recursos empresariales ofrezca soluciones enfocadas en el negocio junto con la integración de experiencia en la industria. Esto aplica ya sea que su compañía produzca bienes fabricados a partir de distintos componentes y piezas como por ejemplo, automóviles, artículos electrónicos y maquinarías o bienes procesados, al mezclar ingredientes como lo son los alimentos, bebidas, productos farmacéuticos y químicos.

Se menciona que «la intensidad en la competencia global ha creado un ambiente volátil en los negocios, lo cual implica que las empresas se preocupen por:

➢ Tiempos de respuesta más rápidos en el desarrollo de nuevos
➢ Productos y órdenes de entrega al cliente
➢ Satisfacción del cliente
➢ Diseño de productos y servicios personalizados
➢ Reducción en los costos
➢ Productos consistentes y órdenes y procesos de pago
➢ Simplificados a clientes multinacionales».

Para cumplir con estas demandas los sistemas de planeación han tenido que ir evolucionando a través del tiempo.

El ERP sin lugar a duda engloba la: productividad, integración, Inteligencia de Negocios, Planeación, Sistemas de Información.

El propósito fundamental que tiene un ERP es brindar apoyo suficiente a los clientes que tiene el negocio, Dar respuestas rápidas a sus problemas, además usar la información brindada para una adecuada toma de decisiones. Los sistemas ERP están involucrados en el manejo de la producción, logística, distribución, inventario, envíos Intervienen además en el manejo de actividades principales de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

La mayoría de las compañías fracasan al implementar los sistemas de ERP porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece propiamente, en otras ocasiones se van con tendencias de la industria y tratan de implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de sus necesidades.

En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.

Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e importantes podemos mencionar:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
• Integración entre las funciones de las aplicaciones
• Reduce los costos de gerencia
• Incrementa el retorno de inversión
• Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

• Son muy caros.
• Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
• Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.